ELECTRONIC DATA INTERCHANGE

Pengantar Bisnis Informatika #

Pengantar Bisnis Informatika

Electronic Data Interchange (EDI)?

A. Sejarah Electronic Data Interchange

Pada tahun 1964, seorang manajer penjualan yang bekerja di American Hospital Supply Company (AHSC) menciptakan sebuah sistem untuk menangani masalah inventoris dalam sebuah rumah sakit lokal di Amerika Serikat. Manajer penjualan itu memberikan sejumlah kumpulan kartu berlubang (punched card) kepada rumah sakit lokal tersebut. Setiap buah punched card merepresentasikan tiap pembelian barang dari AHSC, kemudian punched card ini dimasukkan ke dalam sebuah kotak persediaan untuk mengindikasikan kapan barang tertentu harus dipesan lagi. Di waktu yang bersamaan, punched card–punched card itu dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam card reader yang disediakan untuk para pelanggan. Data dikirim melalui saluran telepon standar ke sebuah kunci mesin punch (keypunch) di AHSC, dimana set punched card–punched cardyang identik diduplikasi. Pemenuhan pesanan kemudian dikerjakan secara biasa.

Pertukaran data elektronik ini ternyata meningkatkan keakuratan dan efisiensi dalam pemesanan persediaan-persediaan pada banyak rumah sakit di Amerika Serikat. Ketidakakuratan pemesanan berkurang, waktu pengiriman menjadi lebih cepat, dan permasalahan kekurangan inventori pun dapat diatasi dalam rumah sakit-rumah sakit tersebut. Dalam beberapa tahun ke depan, EDI yang sebelumnya hanya berbasis sistem one-to-one seperti yang pertama kali digunakkan oleh AHSC, kemudian berkembang menjadi pasar-pasar elektronik baru yang berisi komunitas-komunitas industri pelanggan, pemasok, penghasil, dan fasilitator jaringan. EDI kemudian menjadi suatu nilai penting dalam kemitraan perdagangan.

B. Pengertian Electronic Data Interchange

EDI (Electronic Data Interchange) adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam format standar yang disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, dalam bentuk elektronik. EDI sangat bergantung kepada pengembangan format standar untuk dokumen-dokumen bisnis seperti faktur, pesanan pembelian, dan surat tanda terima. Harus ada persetujuan dari pelaku-pelaku bisnis yang terkait dan pengakuan di tingkat nasional maupun internasional untuk dapat menggunakan format-format standar ini dan mentransmisikan data secara elektronik.

Komponen Dasar EDI

• Hub (pihak yang memberikan perintah)
• Spoke (pihak yang menerima perintah)
• Computer (sebagai electronic hardware)
• Electronic software

C. Tujuan utama Electronic Data Interchange

Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang pitapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga

Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan.

D. Cara Kerja Electronic Data Interchange

Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni:

• Pesan Standar

Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set.

• Perangkat Lunak EDI (EDI Converter)

Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.

• Komunikasi

Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan.

E. Keuntungan Electronic Data Interchange

Dalam bidang logistik, EDI digunakan dengan tiga tujuan utama yaitu untuk meningkatkan layanan pelanggan, untuk meningkatkan efisiensi logistik dan untuk memperbaiki operasi logistik.  Di bawah ini diberikan daftar potensi keuntungan-keuntungan secara umum yang boleh diharapkan dengan menggunakan teknologi EDI, khususnya dalam memperbaiki operasi logistik.

• Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.
• Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
• Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
• Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
• Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.
• Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya.

F. Kelemahan Electronic Data Interchange

• Ketergantungan tinggi pada partisipasi mitra dagang
• Mahal bagi perusahaan kecil
• Sulit untuk menyetujui standar yang akan digunakan
• Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.

G. Tingkat penerapan EDI di Indonesia

Kita tidak dapat membantah bahwa salah satu dampak dari liberalisasi adalah semakin terintegrasi perekonomian negara kita dengan perekonomian global. Liberalisasi perdagangan yang disepakati melalui APEC, juga GATT, akan menuntut kita untuk selalu bersaing dengan pelaku-pelaku ekonomi dari negara lain. Untuk bisa menempatkan diri dalam tatanan ekonomi dunia, mau tidak mau kita harus meningkatkan efisiensi pelaku bisnis sebagaimana pelaku bisnis di negara lain.

Referensi:

• https://loraanisya.wordpress.com/2017/03/29/edi-electronic-data-interchange/ (diakses pada Rabu, 21 November 2018 pukul 5.30)
• http://trialagungl.blogspot.co.id/2012/04/pertukaran-data-elektronik-edi.html (diakses pada Rabu, 21 November 2018 pukul 5.30)
• https://id.wikipedia.org/wiki/Pertukaran_data_elektronik (diakses pada Rabu, 21 November 2018 pukul 5.30)
• http://juraeis.blogspot.co.id/2010/10/electronic-data-interchange-edi-dan.html (diakses pada Rabu, 21 November 2018 pukul 5.30)